1兆円企業の管理職が教えるタスク・指示を忘れずに管理する超簡単な方法

シェアする


タスク・指示を忘れずに管理できる超簡単な方法を1兆円企業の管理職が教えよう
1兆円企業の管理職が教えるタスク・指示を忘れない一番簡単な方法
思いっきしプレイヤーなんですけど、大きな会社で管理職をやってます産業薬剤師です。こんばんは。

いわゆる「プレーイングマネージャー」ってヤツです。

薬剤師の資格持ちってことで少し甘めの審査であったり、組織運営上どうしても管理職が必要で能力不足だけど担当役員からの口添えみたいなものがあった可能性は否定しませんが、大目に見たとしても1兆円企業の管理職として格好がつくと判断されたわけで、仕事の進め方や業績に関してはそれなりの自負もあります。

薬剤師のプレイヤーとしての年度計画に沿った業務に加え、最近話題の健康経営に関する業務や管理職としての業務もある上に産業医や上司などからの突発の仕事が降ってきて、数多くのタスク管理を毎日行わなければいけません。

やるべきことを手帳に書いたり、スケジュールに入力したりとタスク管理をするワケですが、つい忘れてしまうことって誰にでもある話です。

約束や頼まれごとを忘れずに期日どおり実施するのは、より一層のやりがいがあって大きな仕事を任せてもらえる第一歩だし、裁量権を持ちストレスない仕事ができるようにするための第一歩です。

そこでこの記事では、日々大量の仕事に追われる私が些細なことで信用を失わないよう毎日確実にタスクを管理しているとても簡単な方法を教えましょう。

スポンサーリンク




約束・頼まれごとを守ることが大きな仕事をする第一歩

誰もが憧れる大きな仕事ができる人も最初からそうであったわけではありません。

実績が認められ「アイツになら任せてもいい」と上司に信用された結果です。

些細なことの積み重ね。

約束が確実に守れるか、随時報告・連絡・相談できるかなど、当たり前のことが当たり前にできるかが、まず最初の信用を勝ち取るためにめちゃくちゃ重要です。

「約束は守りましょう」

小学校、いや幼稚園で習う基本中の基本のことです。

それをきちんとタスク管理できずに忘れてしまう、約束を守れずに信用を失ってチャンスをフイにしてしまうのはもったいなすぎです。

そうならないようにする私の秘伝の技は次に紹介します。

タスクは1日に何回でも見る受信ボックスで楽々管理

タスクをメモして忘れてしまう、スケジュールに入力して忘れてしまうのは、それらを見返す機会が少ないからに他なりません。

イヤでも何度も見なければいけないところに書いてあれば忘れる確率はぐっと下げることができます。

会社生活の中で1日に何回でも見る所はどこですか?それはメールの「受信ボックス」ではありませんか?

1日に10回以上見ますよね?20回くらい見ることになってもおかしくありません。

しかも受信ボックスは、自動的に仕事が入る場所です。

口頭で入る仕事も含めて、全てのタスクを受信ボックスで管理するととても効率的です。

受信ボックスでタスク管理をする前にやること

「おいおい、受信ボックスはたくさん来るメールでいっぱいでタスク管理なんてできるはずない!」なんて声が聞こえそうです。

そういう方にありがちなのは、メールをだらだらと受信ボックスに保管してしまっていることです。

そこでまず最初に行うべきことは、受信ボックスを整理整頓すること、次から次へと来るメールをすぐに捌くことです。次のことを基準に受信ボックスを断捨離をしましょう。

  • 受信ボックスは、未読メールと自分が処理すべき内容のメールのみにする
  • 未読メールの確認後は処理すべきものは残して後は下記に従う
  • 処理不要、処理済み案件は基本的に捨てる
  • 保管メールは今後他のメール文を作成する際に参考にするものだけ
  • 保管メールはフォルダを作って受信ボックス以外に保管

具体的に受信ボックスでタスク管理する方法

この時点で受診ボックスには、処理すべきメール=タスクだけになっていますよね。ただ他の人から来た仕事メールしかまだ格納されていない状態です。

上司などからの口頭指示・依頼もありますから、そうしたタスクは本文に仕事の内容を記載して自分宛に送ります。

そうすればほら。受信ボックスは未読メールを含め、こなさなければいけない仕事だけになりましたし、逆に言えば受信ボックスだけ見れば自分がやらなければならないことがパッと見て分かるようになります。

でもここで安心してはいけません。

この状態だと各タスクがいつまでにやらなければいけないのかがいちいちメールを開かないと分かりません。

そこで実施すべきことは、受信ボックスにある各タスクメールのタイトルに「期日」「納期」を追記します。

例えばoutlookでは、メールを開いて「移動」タブ ⇒ 「その他の移動アクション」 ⇒ メッセージの編集で受信メールを含め編集できるようになります。編集後は「ファイル」 ⇒ 「上書き保存」で保存できます。

私がいつも使っているメールソフトではメールを開いてダブルクリックだけで編集できます。メールソフトによってやり方が異なりますが、どんなソフトでも他の人から来たメールにも追記もできますので、タイトルに締め切りを記載するようにしてください。

そしてその期日を目指してタスクをこなし終了したらメールを削除すれば、受信ボックスは常に最新のやるべきことリストの「TO DOリスト」にすることができます。

こんな楽で簡単で費用のかからない方法は他にないと思いますよ。ぜひ実践してみてください。

同じミスをしない!指導内容の振返りにも活用可能

特に20歳代の方にオススメなのが、受信ボックスにタスク以外に上司や先輩からの指導事項を残しておくことです。

周りの信用を得るために必要なことに同じことを言わないで済むということがあります。ミスは1回だけにしておけるようにしておくことが重要。

指導事項も手帳などにメモしておくのもいいのですが、やはり仕事に追われて忘れがちになります。ってか、忙しいと確実に忘れます。

そこで受信ボックスの活用が本当にオススメです。

タイトルを「指導内容」など分かりやすいものにしておき、一通自分充てにメールを送ります。そのメールに上司や先輩からの指導がある時にメール編集を使って、どんどん追記します。

そして仕事を進めている中で1日2回、3回とそのメールを開き、指導内容を何度も確認しましょう。

指導内容が自分のものになったと確信できたらメール本文から削除してしまえば、常に自分に足りないものだけを確認できるようになります。

まとめ

一兆円企業でプレーイングマネージャーをしている私自身が日々行っているとても簡単なタスク管理方法を紹介しました。

憧れのビックな仕事をする先輩は、最初からそういう仕事をしていたワケではなく、小さなことを積み重ねて上司の信用を勝ち取り今の地位を得ているのです。

やるべきタスクの内容、その期日の全てを1日に何度も確認する受信ボックスに納め、タスクが完了したらメールごと削除してしまえば、受信ボックスは常に最新の「To Doリスト」にすることができます。

また仕事の管理だけでなく、上司や先輩の指導内容も同じ手法で常に確認できるようになります。

そうすればアナタは同じミスは繰り返さない、仕事の期日もキッチリと守れるデキる人になるにはずです。

まずは受信ボックスの整理整頓から始めてみてください。